Übergabeprotokoll bei der Fahrzeugüberführung: Was reingehört

Solange nichts passiert, interessiert sich niemand für das Übergabeprotokoll. Sobald jemand eine Delle entdeckt, ist es das einzige Dokument, das zählt. Genau deshalb wird es vorher gemacht und nicht hinterher.

Ein gutes Protokoll klärt eine einzige Frage: War der Schaden schon da, bevor das Fahrzeug losfuhr? Wer sie beantworten kann, hat keinen Streit.

Warum Fotos allein nicht reichen

„Ich hab ein paar Fotos gemacht" hört man oft. Fotos sind gut, aber sie haben Lücken:

• Ohne Zeitstempel und Ort lässt sich nicht belegen, wann sie entstanden sind.
• Ohne System fehlen Bereiche — meist Unterboden, Dach und Radhäuser.
• Ohne Kilometerstand fehlt der wichtigste Einzelwert.
• Ohne Gegenzeichnung ist es Ihre Behauptung gegen eine andere.

Ein Protokoll macht aus Fotos ein Dokument: Es ordnet sie zu, ergänzt die Daten und wird von beiden Seiten bestätigt.

Was hineingehört

Fahrzeug und Rahmendaten

• Marke, Modell, Fahrzeug-Identifizierungsnummer
• Kilometerstand bei Übernahme, abfotografiert
• Datum, Uhrzeit und Ort der Übernahme
• Name der übergebenden Person und des Fahrers
• Kennzeichen, unter dem überführt wird

Zustand

• Rundum-Aufnahmen von allen vier Seiten, plus Front und Heck
• Nahaufnahmen jedes vorhandenen Schadens mit Größenbezug
• Felgen einzeln — dort entstehen die meisten strittigen Schäden
• Frontscheibe auf Steinschläge geprüft
• Innenraum, inklusive Sitze und Ladefläche
• Tankfüllstand oder Ladestand bei Elektrofahrzeugen

Vollständigkeit

• Anzahl der Schlüssel
• Fahrzeugpapiere — welche wurden übergeben
• Zubehör: Warndreieck, Verbandkasten, Wagenheber, Ladekabel, zweiter Radsatz
• Besonderheiten: Warnleuchten im Display, auffällige Geräusche, bekannte Mängel

Wann das Protokoll erstellt wird

Vor Fahrtbeginn, im Beisein der übergebenden Person, bei Tageslicht und an einem trockenen Fahrzeug. Alle drei Bedingungen haben einen Grund:

1. 1Im Beisein — damit niemand später sagt, er habe das nie gesehen.
2. 2Bei Tageslicht — im Dunkeln sieht man keine Kratzer, das gilt auch für die Kamera.
3. 3Trocken — Wassertropfen verdecken feine Kratzer zuverlässig.

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllbar ist, gehört das ins Protokoll: „Übernahme bei Dunkelheit und Regen, eingeschränkte Beurteilbarkeit." Das ist ehrlicher als ein Protokoll, das Vollständigkeit vortäuscht.

Und bei der Übergabe am Ziel?

Dasselbe noch einmal, in kurz. Der Empfänger bestätigt, dass das Fahrzeug im dokumentierten Zustand angekommen ist. Damit ist die Kette geschlossen: Zustand bei Abholung, Zustand bei Ankunft, dazwischen eine dokumentierte Fahrt.

Ein Protokoll schützt nicht nur den Auftraggeber. Es schützt auch den Fahrer vor Vorwürfen, die er sonst nicht widerlegen könnte.

Für Autohäuser besonders relevant

Wenn ein Fahrzeug direkt zum Endkunden ausgeliefert wird, ist das Protokoll Ihre Grundlage im Reklamationsfall. Ohne Dokumentation steht die Aussage des Kunden gegen Ihre — und in dieser Konstellation gewinnt selten das Autohaus.

Dasselbe gilt für Leasingrückläufer: Der Zustand bei Abholung entscheidet darüber, wer für Schäden aufkommt, die im Rückgabeprotokoll auftauchen.